Hogyan készül nálunk egy árajánlat?

„Csak egy hozzávetőleges számot mondjon!” – értjük, miért kérik ezt sokan, és azt is, miért nem szoktunk ilyet mondani az első percekben. Egy bemondott szám vagy túl magas lesz, és elriasztja, vagy túl alacsony, és a projekt közepén jön a kellemetlen meglepetés. Egyik sem jó kiindulás egy közös munkához.

Ehelyett van egy bevett menetünk. Ebben az írásban végigvesszük, hogyan lesz néhány mondatos elképzelésből tételes, fix árajánlat – és mi az, amire Önnek érdemes figyelnie közben.

Ha arra kíváncsi, általában mitől lesz drágább vagy olcsóbb egy weboldal, azt a Mitől függ egy weboldal ára? cikkben írtuk le. Ez az írás a folyamatról szól: hogyan számolunk.

1. Az első beszélgetés: a cél, nem a funkciók

Az első egyeztetés díjmentes, és ilyenkor még nem funkciókról beszélünk, hanem arról, mit szeretne elérni. Több ajánlatkérést? Kevesebb telefonos egyeztetést? Online foglalást, hogy ne kelljen éjszaka e-mailekre válaszolni? Egy webshopot, ami a meglévő számlázóval is együttműködik?

Ez azért fontos, mert ugyanarra a célra gyakran több út vezet, és nem mindig a legdrágább a legjobb. Előfordul, hogy a beszélgetés végén kiderül: az elképzelt rendszer fele nem is kell, vagy egy meglévő szolgáltatás bekötése többet ér, mint egy saját fejlesztés.

Amit érdemes magával hoznia, ha már megvan:

• a jelenlegi weboldal címét, ha van;
• néhány oldalt, amely tetszik Önnek (és azt is, miért);
• a már használt rendszereket: számlázó, foglalási naptár, hírlevél, CRM;
• azt, hogy van-e határidő, amihez igazodni kell.

2. Igényfelmérés: mi kell most, és mi ráér később?

A beszélgetés után összeírjuk, amit hallottunk, és visszaküldjük Önnek. Ez a lépés sokszor többet ér, mint maga az ajánlat: fekete-fehéren látszik, hogy jól értettük-e egymást.

Az igényeket három csoportba soroljuk:

• Nélkülözhetetlen – enélkül nincs értelme elindulni.
• Hasznos – javítja az eredményt, de az indulás nem múlik rajta.
• Később – jó ötlet, de ráér az első tapasztalatok után.

Ez a szétválogatás az egyik legfontosabb eszköz a költségek kézben tartására. Egy használható első változattal indulni, és a valós visszajelzések alapján bővíteni szinte mindig jobb út, mint mindent egyszerre megépíteni – a „később” oszlopról ugyanis gyakran kiderül, hogy másképp kell, mint ahogy az elején gondoltuk.

3. Tételes bontás: minden feladat külön sort kap

Az ajánlatot nem egy összegből bontjuk vissza, hanem alulról építjük fel. Minden feladat külön tételt kap: tervezés, az egyes oldaltípusok, az űrlapok, a szerkesztőfelület, a bekötések (számlázó, fizetés, futár, naptár), az akadálymentesség, a keresőbarát alapok, az élesítés.

Minden tételnél végiggondoljuk, mennyi munka van benne – a megírás mellett a tesztelést, a különböző eszközökön való kipróbálást és az egyeztetéseket is. A tipikus hiba ugyanis nem az, hogy egy feladat nehezebb a vártnál, hanem hogy a „körítés” kimarad a számításból.

A tételes bontásnak Ön is hasznát látja: ha a keret szűkebb, pontosan látja, melyik tétel elhagyásával vagy későbbre tolásával mennyit spórolhat – nem kell találgatni.

4. A bizonytalanság nevén nevezése

Nem minden tudható előre. Ha egy külső rendszerhez kell kapcsolódni, amelynek még nem láttuk a dokumentációját, vagy ha a tartalom még nem készült el, azt nem söpörjük a szőnyeg alá.

Ilyenkor az ajánlatban külön megnevezzük a nyitott kérdéseket, és azt is, hogyan kezeljük őket. Van, amikor egy rövid előzetes vizsgálattal tisztázható a kérdés, mielőtt árat adunk rá; van, amikor az adott részt egy későbbi szakaszba tesszük. A cél az, hogy a fix ár valóban fix lehessen, és ne egy rejtett tartalékból vagy egy utólagos pótszámlából derüljön ki, mennyibe került valójában a projekt.

5. Az írásos ajánlat: mi van benne – és mi nincs

Az ajánlatot írásban, tételesen küldjük el. Benne van:

• a tételek listája és az áruk, hogy látsszon, miért annyi, amennyi;
• ami nincs benne – például szövegírás, fotózás, domain, tárhely, ha azokat nem mi biztosítjuk;
• a menetrend szakaszokra bontva;
• a jogok: kié a kész oldal, a domain és a tartalom (erről bővebben a Kié a kész weboldal? cikkben);
• az átadás utáni időszak: üzemeltetés, frissítések, későbbi módosítások feltételei.

Az utolsó pont különösen fontos. Egy weboldal ára nem ér véget az átadásnál – aki csak a fejlesztési díjat hasonlítja össze, könnyen rosszul dönt.

6. Átbeszélés és finomhangolás

Az ajánlatot nem „vagy elfogadja, vagy nem” alapon küldjük. Érdemes együtt átnézni: mi az, ami fontosabb, mint gondolta, mi az, ami elhagyható, és hol lehet egyszerűbb megoldást választani. Ilyenkor gyakran születik egy második, pontosabb változat – ami már valóban arról szól, amire Önnek szüksége van.

Mi történik, ha menet közben változik az igény?

Változni fog – ez teljesen természetes. Amikor egy működő tesztoldalon először kattint végig, óhatatlanul eszébe jutnak új ötletek.

Ilyenkor az új igényt külön tételként kezeljük: leírjuk, mit jelent, mennyibe kerül, és hogyan hat a menetrendre. Ön dönt, hogy belefér-e most, vagy a „később” listára kerül. Így az eredeti keret nem olvad el észrevétlenül, és a projekt végén nem ér meglepetés.

Miért éri meg így dolgozni?

Ez a folyamat több munka, mint egy gyors becslés – nekünk is, Önnek is. Cserébe:

• összehasonlítható az ajánlat bármelyik másikkal, tételről tételre;
• tervezhető a költség, mert a fix ár mögött valódi számítás áll;
• alakítható a keret: látszik, mit mivel lehet kiváltani vagy későbbre tolni;
• és ami talán a legfontosabb: már az ajánlatból kiderül, hogy értjük-e egymást.

A belépő csomagok irányárát a szolgáltatásoldalakon is megtalálja. Ha van egy elképzelése, írja le néhány mondatban – nem kell hozzá szakszó, sem kész specifikáció. A többit az első beszélgetésen együtt tisztázzuk.